Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturiertes, digitales Rechnungsformat, das eine effiziente und automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Im Vergleich zu traditionellen Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen spart die E-Rechnung Zeit, Kosten und reduziert Fehler. Besonders in der Buchhaltung bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile: Sie wird automatisch in Systeme eingelesen, schneller bearbeitet und sicher elektronisch übermittelt. In vielen Ländern ist die E-Rechnung, besonders im Geschäft mit öffentlichen Behörden, bereits gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen profitieren von der einfachen Integration in ihre digitalen Prozesse, verbessern ihre Effizienz und erfüllen gleichzeitig rechtliche Anforderungen.
Die Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung besteht ab 1. Januar 2025 in Deutschland für Unternehmen im B2B mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000€.
Außerdem gilt eine Pflicht für Unternehmen, die an den Bund und andere öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellen. Diese Verpflichtung ist Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen regelt.
Das Ziel ist es, die Effizienz und Transparenz im Rechnungsprozess zu erhöhen. Unternehmen müssen ab diesem Datum E-Rechnungen in einem strukturierten Format, wie XRechnung oder ZUGFeRD, übermitteln. Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet viele Vorteile, wie schnellere Bearbeitung und Reduzierung von Fehlern. Daher empfehlen wir eine Einführung der E-Rechnung unabhängig von einer gesetzlichen Pflicht für alle Unternehmen.
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Ein PDF-Dokument ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Während ein PDF digital versendet werden kann, fehlt ihm das strukturierte, maschinenlesbare Format, das eine echte E-Rechnung auszeichnet. E-Rechnungen müssen in Formaten wie XML, ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen, um von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden zu können. Im Gegensatz dazu erfordert ein PDF oft manuelle Eingaben und bietet nicht die gleiche Effizienz und Fehlervermeidung wie eine E-Rechnung. Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, sollten daher auf E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format setzen.
Die Wahl des richtigen E-Rechnungsformats für Ihr Unternehmen hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben ab. In Deutschland sind die beiden gängigsten Formate XRechnung und ZUGFeRD.
XRechnung ist das gesetzlich vorgeschriebene Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und zeichnet sich durch seine strikte Struktur aus. ZUGFeRD bietet hingegen mehr Flexibilität, da es sowohl maschinenlesbare Daten (XML-Format) als auch eine visuelle Darstellung der Rechnung (PDF) kombiniert und sich gut für den Austausch mit privaten Unternehmen eignet.
Entscheiden Sie sich für das Format, das am besten zu Ihrem Geschäftsmodell passt und Ihre Rechnungsprozesse optimal unterstützt. Lassen Sie sich dazu gerne von uns beraten!
1. Kunden-Kontakt anlegen und Format (Factur-X = ZUGFeRD) konfigurieren.
2. Rechnung erstellen und Senden & Drucken
3. Factur-X anklicken.
4. Odoo erzeugt einen ZIP-Download. Die PDF-Rechnung enthält die E-Rechnung als integrierten Anhang im XML-Format.
Erstgespräch.
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