Fallstricke und Erfolgsfaktoren: Die Auswahl und Einführung einer ERP-Software

Zusammenfassung:

1. Verfügbarkeit von Ressourcen

- Vermeiden: Erwarten Sie von den künftigen Systemanwendern, dass Sie eine Software-Einführung nach 8h täglicher Arbeit noch zusätzlich umsetzen und Mehrwert am neuen System spüren werden.

+ Stärken: Stellen Sie genügend personelle Ressourcen während der Systemeinführung bereit, um Motivation, Effizienz und Projekterfolg zu sichern.

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2. Einbeziehung von Beteiligten

- Vermeiden: Entscheiden Sie alleine, welches System Sie wählen.

+ Stärken: Beteiligen Sie die künftigen Systemanwender an der Entscheidung und lassen Sie sich gemeinsam die Systeme vorstellen. So gelingt das spätere Change-Management leichter.

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3. Anforderungen

- Vermeiden: Sie haben keinen Überblick über Ihre Prozesse und lassen das IT-Projekt einfach auf sich zukommen.

+ Stärken: Erklären Sie Ihrem IT-Dienstleister, was Sie im Alltag tun und welche bestehenden Systeme es bereits gibt. Ihr Dienstleister wird Ihnen dann besser ein geeignetes Lösungskonzept entwickeln können. Versuchen Sie allgemeine Anforderungen aus der Business-Perspektive zu definieren (Was?) und überlassen Sie dem IT-Dienstleister die technische Feinplanung (Wie?).

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4. Planung von Budget und Zeit

- Vermeiden: Legen Sie direkt von Beginn an ein enges Budget und einen knappen Zeitrahmen fest.

+ Stärken: Verstehen Sie zunächst die Möglichkeiten des Systems und planen Sie dann einen Release 1.0 mit den wirklich relevanten Features, die Ihr Unternehmen tatsächlich zur Wertschöpfung benötigt. Erst, wenn Sie alle Funktionen des Systems verstanden haben und sich über die Chancen für Ihr Business bewusst sind, sollten Sie ein realistisches Budget, ROI- und Zeitplan in Abstimmung mit dem IT-Dienstleister definieren.

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5. Verkaufspersonal

- Vermeiden: Hören Sie nur auf Verkaufspersonal des jeweiligen Software-Herstellers.

+ Stärken: Sprechen Sie zusätzlich mit Systemanwendern und technischem Experten (Entwickler, Projektmanager, funktionale Consultants).

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6. Datenstruktur

- Vermeiden: Sie schenken der Oberfläche der Anwendung mehr Aufmerksamkeit als den relevanten Datenstrukturen.

+ Stärken: Schauen Sie sich die Struktur z.B. der Produktdaten, Auftragsdaten und Kundendaten an und überlegen, ob diese für Ihr Volumen an Daten stimmig aussieht.

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7. Designanforderungen

- Vermeiden: Legen Sie direkt von Beginn an limitierende Designanforderungen fest bevor Sie das System das erste Mal gesehen haben.

+ Stärken: Lernen Sie das System vollständig kennen und stimmen dann Ihre Designanforderungen ab.

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8. MVP (Minimum Viable Product)

- Vermeiden: Planen Sie direkt alle Details in Ihrem ersten Go Live umzusetzen, wenn Budget und Zeitrahmen begrenzt sind.

+ Stärken: Erstellen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister einen Prototypen, der alle relevanten Features abdecken. Priorisieren Sie die erforderlichen Features nach A, B, C. A-Features setzen Sie im Release 1.0 um, B und C in Folge-Releases. Bevor Sie mit dem Prototypen beginnen klären Sie vorab, ob die B- und C-Features im Zielsystem technisch ergänzend umsetzbar sind (Software-Architekturplanung)

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Die Auswahl und Einführung einer ERP-Software ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Doch dieser Prozess kann mit Herausforderungen verbunden sein, und es gibt einige Fallstricke, die vermieden werden sollten. In diesem Artikel werden wir uns sowohl auf potenzielle Probleme konzentrieren, die bei der Auswahl und Einführung von ERP-Software auftreten können, als auch auf bewährte Praktiken, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Was zu vermeiden ist:

1. Unklare Geschäftsziele: Ein häufiger Fehler bei der Einführung von ERP-Software ist die Unklarheit über die Geschäftsziele. Bevor Sie sich auf die Auswahl einer Lösung konzentrieren, ist es wichtig, klare und messbare Ziele zu definieren. Dies verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass die ERP-Software die strategischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.
2. Unzureichende Anforderungsanalyse: Eine gründliche Analyse der geschäftlichen Anforderungen ist entscheidend. Das Vernachlässigen dieses Schritts kann dazu führen, dass die ausgewählte ERP-Software nicht alle notwendigen Funktionen abdeckt. Es ist wichtig, alle relevanten Abteilungen und Stakeholder einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen umfassend erfasst werden.
3. Mangelnde Einbindung der Nutzer: Die Einbindung der Endnutzer ist ein Schlüsselaspekt, der oft übersehen wird. Nutzerakzeptanz ist entscheidend für den Erfolg der ERP-Implementierung. Fehlende Schulungen, mangelnde Kommunikation und fehlende Anleitung für die Endnutzer können zu Widerstand und ineffizientem Einsatz führen.
4. Nicht genügend Zeit für die Auswahlphase: Eine voreilige Entscheidung bei der Auswahl der ERP-Software kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Unternehmen sollten ausreichend Zeit für die Evaluierung verschiedener Lösungen einplanen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software langfristig den Bedürfnissen entspricht.
5. Ignorieren von Skalierbarkeit und Flexibilität: Zukunftsorientierte Unternehmen sollten sicherstellen, dass die ausgewählte ERP-Software skalierbar und flexibel ist. Die Geschäftsanforderungen können sich ändern, und die ERP-Lösung sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten.
6. Übermäßige Anpassungen: Das Streben nach perfekter Anpassung kann zu übermäßigen Anpassungen an die ERP-Software führen. Dies erhöht nicht nur die Kosten, sondern kann auch die zukünftige Aktualisierung und Wartung erschweren. Eine ausgewogene Anpassung sollte angestrebt werden, um den Implementierungsaufwand zu minimieren.

Was zu beachten ist:

1. Ganzheitliche Anforderungsanalyse: Eine gründliche Anforderungsanalyse ist der Schlüssel für den Erfolg. Verstehen Sie die Bedürfnisse aller Abteilungen und Stakeholder. Die Identifikation von Kernanforderungen und zusätzlichen Funktionen hilft bei der Auswahl der passenden ERP-Lösung.
2. Realistischer Implementierungszeitplan: Setzen Sie einen realistischen Zeitplan für die Implementierung fest. Eine zu knappe Zeitplanung kann zu Qualitätsverlusten und Stress bei den Mitarbeitern führen. Ein realistischer Zeitrahmen ermöglicht es, den Implementierungsprozess effektiv zu steuern.
3. Sorgfältige Auswahl des ERP-Anbieters: Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters ist entscheidend. Recherchieren Sie gründlich, prüfen Sie Referenzen und stellen Sie sicher, dass der Anbieter Erfahrung in Ihrer Branche hat. Die Zuverlässigkeit des Anbieters ist genauso wichtig wie die Software selbst.
4. Berücksichtigung der Cloud-Option: Die Cloud-Option sollte ernsthaft in Betracht gezogen werden. Cloud-basierte ERP-Lösungen bieten Flexibilität, Skalierbarkeit und erleichtern oft die Wartung. Diese Option kann besonders vorteilhaft für kleine und mittlere Unternehmen sein.
5. Nutzen von Testphasen: Planen Sie ausreichend Zeit für Testphasen ein. Dies ermöglicht es, die Software im realen Betrieb zu evaluieren und Fehler frühzeitig zu erkennen. Die Rückmeldung der Benutzer während der Testphase ist entscheidend, um Anpassungen vor der vollständigen Implementierung vorzunehmen.
6. Effektive Schulung der Endnutzer: Die Schulung der Endnutzer ist unerlässlich. Bieten Sie Schulungen an, die auf die spezifischen Aufgaben und Rollen der Mitarbeiter zugeschnitten sind. Eine gut geschulte Belegschaft trägt entscheidend zur Akzeptanz und effizienten Nutzung der ERP-Software bei.
7. Regelmäßige Kommunikation: Die Kommunikation während des gesamten Implementierungsprozesses ist von entscheidender Bedeutung. Halten Sie die Stakeholder über den Fortschritt auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass Bedenken frühzeitig angesprochen werden. Klare Kommunikation fördert Vertrauen und Zusammenarbeit.
8. Monitoring und Evaluation nach der Implementierung: Nach der Implementierung ist die Überwachung und kontinuierliche Evaluation wichtig. Erfassen Sie Metriken, um die Leistung der ERP-Lösung zu bewerten. Dies ermöglicht es, Anpassungen vorzunehmen, um die Effizienz und den Nutzen für das Unternehmen weiter zu steigern.

Fazit:

‍Die Auswahl und Einführung einer ERP-Software ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Durch das Vermeiden der genannten Fallstricke und das Beachten bewährter Praktiken können Unternehmen sicherstellen, dass die ERP-Implementierung erfolgreich ist und die beabsichtigten Geschäftsvorteile erzielt werden. Mit einem klaren Fokus auf die Bedürfnisse des Unternehmens, umfassende Schulung der Endnutzer und einer strategischen Herangehensweise kann die Einführung einer ERP-Software zu einem entscheidenden Schritt für den unternehmerischen Erfolg werden.